Nhằm tiết kiệm thời gian, công sức để nhận, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của từng hóa đơn đầu vào và thời gian nhập liệu của Kế toán, phần mềm Sivip cung cấp giải pháp xử lý hoá đơn đầu vào, giúp tự động cập nhật hoá đơn mua vào, bán ra và sinh chứng từ dựa trên những hoá đơn đó bằng các bước thực hiện đơn giản như sau:
Bước 1: Tại menu Kết nối hoá đơn, người dùng tiến hành Khai báo chứng từ hoá đơn đầu ra/ đầu vào để sau này xử lý, đưa các hoá đơn lấy về từ Tổng cục Thuế vào chứng từ phù hợp. Chỉ cần khai báo 1 lần duy nhất
Chọn Mẫu mặc định để Sivip cung cấp cho bạn những mẫu chứng từ đã khai báo sẵn, bạn có thể thêm mới hoặc sửa những mẫu này cho phù hợp với doanh nghiệp mình.
Mẫu chứng từ hoá đơn đầu vào trên Sivip.
Bước 2: Chọn Xử lý hóa đơn đầu vào/đầu ra và khoảng thời gian muốn lấy hóa đơn về.
Bấm Cập nhật –>Lấy số liệu để tải hóa đơn về.
Tất cả các hóa đơn mới lấy về có màu xanh nhạt, chưa được xử lý. Đối với các hóa đơn có nhà cung cấp/ khách hàng mới và hàng hóa, vật tư mới chưa khai báo trong danh mục Sivip thì người dùng cần tiến hành khai báo.
Đặt trỏ chuột vào dòng hóa đơn cần khai báo NCC, KH và bấm Cập nhật rồi đặt mã khách hàng .
Thao tác tương tự đối với các mã hàng hóa, vật tư mới:
Lưu ý: Đối với những trường hợp mã hàng hoá dài, dịch vụ mua ngoài không cần ghi rõ chi tiết( như dịch vụ Internet từng tháng, dịch vụ ngân hàng….) người dùng có thể đưa về chung 1 mã vật tư, lấy từ khoá đại diện( ví dụ: phí Internet, phí Ngân hàng..) và chọn cách lọc số 2. Lọc chuỗi có chứa chuỗi để sau này, cứ gặp chuỗi thông tin trên hoá đơn có chứa từ khoá đó, Phần mềm tự động quy ước nó về mã vật tư đã khai báo.
Bước 3: Tiến hành xử lý, đưa các hoá đơn đã có đầy đủ thông tin NCC, KH và mã hàng hoá, vật tư về chứng từ phù hợp trên phần mềm Sivip.
Bấm Xử lý -> Click vào ô tìm kiếm để chọn chứng từ phù hợp, là những chứng từ đã được khai báo sẵn ở Bước 1.
Sau khi xử lý, dòng thể hiện hóa đơn có màu xanh lá cây. Mã chứng từ đã xuất hiện trên dòng hóa đơn.
Click vào mã chứng từ để truy ngược xem lại chứng từ đó trên Phần mềm Sivip. Tại đây, người dung có thể chỉnh sửa nội dung cho phù hợp với yêu cầu.
Bước 4: Phần mềm Sivip cho phép cập nhật thông tin theo nhà cung cấp/khách hàng bằng cách đặt chuột ở dòng hóa đơn đã xử lý xong(màu xanh lá cây) -> bấm Cập nhật ->Cập nhật thông tin theo nhà cung cấp. Nếu có nhiều hóa đơn có chung NCC/KH thì tất cả sẽ đổi màu tím. Có nghĩa là những hóa đơn đã chọn xử lý, chờ chuyển phiếu.
Bước 5: Tiếp tục đặt chuột ở dòng hóa đơn đã xử lý(màu xanh lá cây) .Bấm Cập nhật ->Tạo phiếu tự động, tất cả những hóa đơn sẽ dc tự động xử lý, học theo hoá đơn mẫu và đưa về cùng loại chứng từ.
Như vậy, nếu bạn có
hàng trăm hóa đơn thì cũng chỉ mất vài phút để xử lý và cập nhật,
tự động sinh ra các chứng từ phù hợp trên Sivip, không còn nỗi lo nhập nhầm hay
bỏ sót hoá đơn.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào