GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ PHẦN MỀM QUẢN LÝ - KẾ TOÁN TẠI BẾN XE
A. Version 1: Quản lý vào/ra bãi xe + bàn cân xe
I. HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
1. Hiện trạng
- Công Ty Cổ Phần Vận Tải Thương Mại Bảo Nguyên là một trong những đơn vị hàng đầu tại tỉnh Lạng Sơn về dịch vụ quản lý xe và dịch vụ bến bãi tại cửa khẩu Tân Thanh.
- Quá trình hình thành và phát triển hiện tại đang có quá nhiều phần mềm kế toán - quản lý gây khó khăn trong việc tập hợp, báo cáo và quản lý.
- Hiện tượng thất thoát, sai sót xảy ra thường xuyên, do các hoạt động kinh doanh không có quy trình cụ thể và liên kết số liệu giữa các phòng ban.
2. Giải pháp
- Sử dụng chung trên một hệ thống phần mềm cho phép thống kê và sử dụng các dịch vụ thông qua thẻ xe.
- Khi xe vào bến tự động nhận diện biển số thông qua camera. Dữ liệu được truyền về máy chủ và sinh ra thẻ xe cho lái xe.
- Liên kết số liệu từ phần mềm quản lý bến bãi sang và phần mềm kế toán - kết nối với hóa đơn điện tử - APP mobile. Cho phép kế toán không cần phải nhập liệu lại những nghiệp vụ đã phát sinh quá nhiều lần
- Kết nối số liệu và thống kê chung trên một nền tảng bao gồm:
+ Phần mềm quản lý bến xe.
+ Phần mềm trạm cân
+ Phần mềm kế toán
+ Hóa đơn điện tử theo thông tư 78 có mã của cơ quan Thuế.
+ APP MOBILE trên nền tảng IOS
II. YÊU CẦU VỀ HẠ TẦNG PHÍA BẢO NGUYÊN CẦN ĐÁP ỨNG
- Tận dụng tối đa thiết bị đang có tại Công ty,
- Bổ sung thêm máy chủ, đường truyền cáp quang, thiết bị mạng có tốc độ là Gb/s, hệ thống nguồn và cáp mạng ổn định.
- Hệ thống máy phát điện hoặc thiết bị lưu trữ điện khi xảy ra sự cố mất điện.
- Máy tính dự phòng
III. QUY TRÌNH THỰC HIỆN
1. Quy trình đối với xe hàng.
A. XE VÀO CỔNG SỬ DỤNG DỊCH VỤ BẾN BÃI VÀ CÁC DỊCH VỤ KHÁC
Bước 1: Lái xe có nhu cầu sử dụng dịch vụ bến bãi vào bến xe bảo Nguyên. Nhân viên bấm nút cho barie cất lên để xe vào vị trí chụp ảnh.
Bước 2: Hệ thống ghi nhận giờ vào của xe. Camera chụp lại biển số/ rơ mooc của xe. Tự động đưa thông tin biển số xe vào phần mềm quản lý.
Bước 3: Hệ thống ghi nhận loại hàng xuất khẩu của xe và nhân viên cung cấp thẻ vào bãi đỗ xe cho lái xe.
Bước 4: Lái xe đưa xe vào bãi có nhu cầu sử dụng dịch vụ trong bến xe như
· Bốc xếp
· Cẩu
· Sang tải
· Cân…
Bước 5: Nhân viên kế toán tiếp nhận đăng ký dịch vụ từ lái xe đồng thời nhập số thẻ/ biển số/ rơ mooc vào phần mềm kế toán để kiểm tra xe
Bước 6: Hệ thống hiển thị thông tin xe. Nhân viên kế toán kiểm tra xem thông tin đã đúng chưa
· Sai: Nhập lại số thẻ/ biển số/ rơ mooc vào phần mềm. Nếu chưa đúng liên hệ bộ phận tiếp nhận xe vào để kiểm tra
· Đúng: Hệ thống ghi nhận xe
Bước 7: Nhân viên kế toán nhập dịch vụ mà lái xe đã chọn
Bước 8: Nhân viên kế toán lập hóa đơn và in hóa đơn cho lái xe
Bước 9: Nhân viên kế toán đưa hóa đơn cho lái xe kiểm tra. Lái xe xác nhận thông tin trên hóa đơn:
· Sai: Nhân viên kế toán cập nhập lại hóa đơn rồi quay lại bước 7
· Đúng: Nhân viên kế toán nhận tiền của lái xe, in phiếu thu và xuất hóa đơn điện tử cho lái xe
Bước 10: Hệ thống lưu lại thông tin về tình trạng thanh toán vào cơ sở dữ liệu.
Bước 11: Khi lái xe có yêu cầu ra khỏi bãi. Nhân viên quẹt thẻ vào hệ thống phần mềm kiểm tra toàn bộ các dịch vụ của xe đó đã hoàn thành thanh toán.
· Sai: Lái xe quay lại phòng kế toán để kiểm tra thông tin thanh toán. Và xác nhận thanh toán
· Đúng: Nhân viên tại cổng ra cấp phép cho xe ra
Bước 12: Xe được cấp phép ra, Khi ra hệ thống kiểm tra lại số thẻ/ biển số/ rơ mooc của xe
Hệ thống xác thực thông tin thẻ vào
· Đúng: Hệ thống mở cho xe ra, Nhân viên in phiếu (có mã tra cứu hóa đơn điện tử, khách hàng về tra cứu bằng đường link và mã tra cứu sẽ có hóa đơn theo thông tư 78 hiện hành)
· Sai: Đưa ra cảnh báo, phản hồi về trung tâm xử lí. Yêu cầu lái xe thanh toán hết dịch vụ tại bến.
Bước 13: Kết thúc
B. XE SỬ DỤNG DỊCH VỤ CÂN
Bước 1: Sau khi vào bãi xe. Lái xe quẹt thẻ để lên bàn cân
Bước 2: Camera của hệ thống chụp lại biển số/ rơ mooc. Tự động nhận diện biển số vào hệ thống phần mềm
Bước 3: Ghi nhận số cân của xe và lưu vào hệ thống
Bước 4: Nhân viên phòng cân sẽ lập phiếu cân và in phiếu cân xe cho lái xe
Bước 5: Nhân viên phòng cân đưa phiếu in cân xe cho lái xe kiểm tra. Lái xe xác nhận thông tin trên phiếu:
· Sai: Nhân viên phòng cân cập nhật lại phiếu cân xe rồi quay lại bước 4
· Đúng: Lái xe xác nhận, trả tiền cho nhân viên phòng cân
Bước 6: Nhân viên phòng cân nhận tiền, lập hóa đơn điện tử lưu vào hệ thống. Cuối ngày có thể xuất ra báo cáo về thu tiền gửi về phòng kế toán.
- Kết thúc dịch vụ cân.
C. XE SỬ DỤNG DỊCH VỤ KHÁC: BỐC, XẾP, CẨU, CẮT CÔNG…
- Sử dụng trên phần mềm kế toán. Khi khách hàng yêu cầu dịch vụ bốc, xếp, kho bãi, khách hàng đọc biển số xe. Nhân viên kế toán của Bảo Nguyên sẽ nhập biển số vào hoặc quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ và tiến hành kê khai dịch vụ và thu tiền. Trong phân hệ này bao gồm Tên dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày hóa đơn…
- Cuối ngày kế toán sẽ thống kê được báo cáo và tổng số tiền để nhập quỹ.
- cập nhập lên hệ thống hóa đơn điện tử
2. Quy trình đối với xe con, CBNV.
- Mỗi cán bộ nhân viên sẽ được phát 1 thẻ CBNV.
- Mỗi xe con đến liên hệ làm việc, công tác được phát 01 thẻ khách.
*XE VÀO CỔNG
- Khi xe vào lái xe quẹt thẻ: phần mềm sẽ chụp ảnh/nhận dạng biển số xe và tự động mở barie cho xe qua.
- Sau khi cảm biến vòng từ phát hiện xe qua hết, barie đóng lại. Kết thúc lượt xe vào.
* XE RA CỔNG
- Đối với xe CBNV sẽ tự quẹt và barie tự mở cho xe qua.
- Đối với xe khách thì lái xe trả thẻ và nhân viên ấn nút mở barie cho xe qua.
- Sau khi cảm biến vòng từ phát hiện xe qua hết, barie đóng lại. Kết thúc lượt xe ra.
- Tất cả thông tin xe vào/ra cổng, hình ảnh chụp, phí dịch vụ đều được lưu vào CSDL phục vụ công tác quản lý, báo cáo, thống kê.
3. Giải pháp truyền dữ liệu về trung tâm/server
Với quan điểm ưu tiên phục vụ sản xuất nên dữ liệu tại các bốt/trạm cân được thực hiện lưu trữ tại chỗ để đảm bảo quá trình lưu trữ là liên tục, thông suốt, không bị tranh chấp. Việc trao đổi dữ liệu với trung tâm điều hành được thực hiện thông qua đường truyền Internet tốc độ cao (cáp quang, tốc độ Gigabit 1000Mb/s). Như vậy, dữ liệu của một lượt xe/mã cân được lưu tại chỗ (tại bốt/trạm cân) và tại một Server để phục vụ cho việc thống kê, báo cáo số liệu và liên kết dữ liệu với phần mềm kế toán.
4. Phần mềm APP mobile trên nền IOS
Toàn bộ quy trình quản trị hệ thống được thống kê và báo cáo trên nền tảng IOS. Giúp ban giám đốc xem các báo cáo hiện tại của doanh nghiệp ngay lập tức
Hệ thống duyệt chi thông qua app mobile giúp quy trình duyệt chi diễn ra được nhanh chóng và thuận tiện. Giảm bớt thời gian và giấy tờ sổ sách
Một số hình ảnh của app mobile Bảo Nguyên
Link tham khảo: https://apps.apple.com/app/sivip-ph%E1%BA%A7n-m%E1%BB%81m-qu%E1%BA%A3n-l%C3%BD-b%E1%BA%BFn-xe/id6444737754?platform=iphone
B. Version 2: Quản lý các dịch vụ + thanh toán + các bộ phận và tài xế thực hiện công việc thông qua Web/App.
I. Hiện trạng và giải pháp.
1. Hiện trạng.
- Hiện nay, Công Ty Cổ Phần Vận Tải Thương Mại Bảo Nguyên đang rất tốn thời gian và nhân lực trong việc quản lý các dịch vụ trong bến xe giữa các tài xe và các bộ phận của đơn vị vì các công việc cần phải liên lạc với nhau bằng hình thức thủ công.
- Khi sử dụng dịch vụ, tài xế phải xuống xe và đến nơi quản lý để đăng ký dịch vụ.
- Việc thông báo công việc cho các bộ phận bốc xếp, xe cẩu phải qua 1 nhân viên trung gian.
- Sau khi hoàn thành, nhân viên sẽ phải thông báo cho tài xế.
- Quản lý thanh toán thông qua hình thức thủ công.
- Quá trình này có thể dẫn đến sai sót khi thông tin đều được truyền thông qua người trung gian.
2. Giải pháp.
- Sử dụng chung nền tảng Web/App cho phép các giao dịch được trao đổi, tương tác, cập nhật và theo dõi trạng thái công việc thông qua Web/App của các tài xế và các bộ phận trong công ty
- Khi xe vào bến, tài xế sẽ đăng nhập vào Web/App để đăng ký các dịch vụ trong bãi xe
- Phần mềm sẽ tự động thông báo về cho bộ phận hiện trường hoặc thông báo trực tiếp cho đội bốc sếp
- Bộ phận hiện trường và bộ phận giao dịch sẽ tương tác với nhau qua Web/App về công việc, giá cả, xác nhận thanh toán từ tài xế,.....
- Công việc sẽ được thông báo về cho các đội bốc sếp và xe cẩu thông qua Web/App mà không cần nhân viên trung gian thông báo
- Sau khi hoàn thành các công việc, tổ trưởng đội bốc sếp và xe cẩu sẽ cập nhật trạng thái hoàn thành công việc -> gửi thông báo xác nhận hoàn thành công việc về cho tài xế thông qua Web/App -> rời bến
- Chứng từ sử dụng giao dịch sẽ được truyền về phần mềm kế toán để quản lý công nợ khách hàng, xuất hoá đơn
- Hỗ trợ thanh toán online thông qua QR Code
II. Yêu cầu về hạ tầng phía Bảo Nguyên cần đáp ứng
- Tận dụng tối đa thiết bị đang có tại Công ty,
- Bổ sung thêm máy chủ, đường truyền cáp quang, thiết bị mạng có tốc độ là Gb/s, hệ thống nguồn và cáp mạng ổn định.
- Hệ thống máy phát điện hoặc thiết bị lưu trữ điện khi xảy ra sự cố mất điện.
- Máy tính dự phòng
III. Quy trình thực hiện
Bước 1. Khi xe vào bến -> tài xế đăng ký đơn hàng, nhập đúng biển số và số thẻ thông qua Web/App để lên dịch vụ
Bước 2. Sau khi tài xế đăng ký thành công, thông tin đăng ký sẽ được hệ thống gửi về nhân viên giao dịch và bộ phận hiện trường
- Lưu ý: Chọn đúng biển số, MST, số thẻ
Bước 3. Bộ phận giao dịch (BPGD) và bộ phận hiện trường (BPHT) xử lý đơn hàng thông qua các bước dưới đây:
3.1. BPGD có thể kiểm tra và chỉnh sửa các giao dịch (cổng chặn, xác nhận thì mới thực hiện bước
3.2. BPGD kiểm tra và gửi thông tin phản hồi
3.3. BPHT Cập nhật thông tin
• Vào khối lượng, số lượng.(không có đơn giá).
• Tổ đội hoặc theo lốt từng tổ đội. khi công nhân bấm hoàn thành công việc trước thì mới nhận được công việc sau.
• Những thông tin cần thiết.
3.4. BPHT gửi thông tin xác nhận về BPGD
3.5. BPGD Gửi thông tin xác nhận đơn hàng cho tài xế qua Web/App
3.6. Tài xế thanh toán thành công tự động gửi thông báo về cho BPGD
3.7. BPGD Xác nhận thanh toán -> Tiến hành thực hiện công việc
3.8. Sau khi BPHT thực hiện xong. Nhân viên trực sẽ bấm hoàn thành (bản Web/App)
Bước 4. Sau khi BPHT bấm hoàn thành, hệ thống sẽ gửi thông báo tới tổ trưởng bốc xếp, xe nâng...Thông tin BSX ở B1, số điện thoại đăng ký ở B1, loại hàng...
Bước 5. Đội bốc xếp, xe nâng thực hiện công việc
5.1. Sau khi hoàn thành, tổ trưởng bốc xếp và xe cẩu sẽ bấm hoàn thành để thông báo xong việc -> Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái cho tài xế và nhân viên giao dịch
5.2. BPGD bấm cập nhập về phần mềm kế toán. Điều chỉnh thông tin chính xác về phần mềm kế toán
Bước 6. Tự động trừ công nợ. Bắt buộc trừ đúng nếu cập nhập đúng mã khách hàng, đúng mã vận đơn
Bước 7. Kết thúc dịch vụ -> rời bến xe
IV. Kết quả.
- Bảo Nguyên đã tối ưu được số lượng nhân viên, loại bỏ những vị trí thực sự không cần thiết -> Giảm chi phí cho doanh nghiệp
- Tiết kiệm thời gian trong quá trình giao dịch và tương tác công việc giữa tài xế và các bộ phận trong bến xe. Xe lưu thông nhanh chóng nhờ việc tối ưu quá trình này để tăng lượng xe chở hàng trong ngày -> từ đó tăng doanh thu cho doanh nghiệp
- Các hoá đơn dịch vụ sẽ được tự động truyền về phần mềm SIVIP kế toán để phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp
Xem thêm giải pháp Sivip Online cho ngành Gara Ôtô