HỆ THỐNG CHUYỂN ĐỔI SỐ PHẦN MỀM QUẢN LÝ - KẾ TOÁN TẠI BẾN XE
CỬA KHẨU TÂN THANH – TỈNH LẠNG SƠN
I. HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
1. Hiện trạng
- Công Ty Cổ Phần Vận Tải Thương Mại Bảo Nguyên là một trong những đơn vị hàng đầu tại tỉnh Lạng Sơn về dịch vụ quản lý xe và dịch vụ bến bãi tại cửa khẩu Tân Thanh.
- Quá trình hình thành và phát triển hiện tại đang có quá nhiều phần mềm kế toán - quản lý gây khó khăn trong việc tập hợp, báo cáo và quản lý.
- Hiện tượng thất thoát, sai sót xảy ra thường xuyên, do các hoạt động kinh doanh không có quy trình cụ thể và liên kết số liệu giữa các phòng ban.
2. Giải pháp
- Sử dụng chung trên một hệ thống phần mềm cho phép thống kê và sử dụng các dịch vụ thông qua thẻ xe.
- Khi xe vào bến tự động nhận diện biển số thông qua camera. Dữ liệu được truyền về máy chủ và sinh ra thẻ xe cho lái xe.
- Liên kết số liệu từ phần mềm quản lý bến bãi sang và phần mềm kế toán - kết nối với hóa đơn điện tử - APP mobile. Cho phép kế toán không cần phải nhập liệu lại những nghiệp vụ đã phát sinh quá nhiều lần
- Kết nối số liệu và thống kê chung trên một nền tảng bao gồm:
+ Phần mềm quản lý bến xe.
+ Phần mềm trạm cân
+ Phần mềm kế toán
+ Hóa đơn điện tử theo thông tư 78 có mã của cơ quan Thuế.
+ APP MOBILE trên nền tảng IOS
II. YÊU CẦU VỀ HẠ TẦNG PHÍA BẢO NGUYÊN CẦN ĐÁP ỨNG
- Tận dụng tối đa thiết bị đang có tại Công ty,
- Bổ sung thêm máy chủ, đường truyền cáp quang, thiết bị mạng có tốc độ là Gb/s, hệ thống nguồn và cáp mạng ổn định.
- Hệ thống máy phát điện hoặc thiết bị lưu trữ điện khi xảy ra sự cố mất điện.
- Máy tính dự phòng
III. QUY TRÌNH THỰC HIỆN
1. Quy trình đối với xe hàng.
A. XE VÀO CỔNG SỬ DỤNG DỊCH VỤ BẾN BÃI VÀ CÁC DỊCH VỤ KHÁC
Bước 1: Lái xe có nhu cầu sử dụng dịch vụ bến bãi vào bến xe bảo Nguyên. Nhân viên bấm nút cho barie cất lên để xe vào vị trí chụp ảnh.
Bước 2: Hệ thống ghi nhận giờ vào của xe. Camera chụp lại biển số/ rơ mooc của xe . Tự động đưa thông tin biển số xe vào phần mềm quản lý.
Bước 3: Hệ thống ghi nhận loại hàng xuất khẩu của xe và nhân viên cung cấp thẻ vào bãi đỗ xe cho lái xe.
Bước 4: Lái xe đưa xe vào bãi có nhu cầu sử dụng dịch vụ trong bến xe như
· Bốc xếp
· Cẩu
· Sang tải
· Cân…
Bước 5: Nhân viên kế toán tiếp nhận đăng ký dịch vụ từ lái xe đồng thời nhập số thẻ/ biển số/ rơ mooc vào phần mềm kế toán để kiểm tra xe
Bước 6: Hệ thống hiển thị thông tin xe. Nhân viên kế toán kiểm tra xem thông tin đã đúng chưa
· Sai: Nhập lại số thẻ/ biển số/ rơ mooc vào phần mềm. Nếu chưa đúng liên hệ bộ phận tiếp nhận xe vào để kiểm tra
· Đúng: Hệ thống ghi nhận xe
Bước 7: Nhân viên kế toán nhập dịch vụ mà lái xe đã chọn
Bước 8: Nhân viên kế toán lập hóa đơn và in hóa đơn cho lái xe
Bước 9: Nhân viên kế toán đưa hóa đơn cho lái xe kiểm tra. Lái xe xác nhận thông tin trên hóa đơn:
· Sai: Nhân viên kế toán cập nhập lại hóa đơn rồi quay lại bước 7
· Đúng: Nhân viên kế toán nhận tiền của lái xe, in phiếu thu và xuất hóa đơn điện tử cho lái xe
Bước 10: Hệ thống lưu lại thông tin về tình trạng thanh toán vào cơ sở dữ liệu.
Bước 11: Khi lái xe có yêu cầu ra khỏi bãi. Nhân viên quẹt thẻ vào hệ thống phần mềm kiểm tra toàn bộ các dịch vụ của xe đó đã hoàn thành thanh toán.
· Sai: Lái xe quay lại phòng kế toán để kiểm tra thông tin thanh toán. Và xác nhận thanh toán
· Đúng: Nhân viên tại cổng ra cấp phép cho xe ra
Bước 12: Xe được cấp phép ra, Khi ra hệ thống kiểm tra lại số thẻ/ biển số/ rơ mooc của xe
Hệ thống xác thực thông tin thẻ vào
· Đúng: Hệ thống mở cho xe ra, Nhân viên in phiếu (có mã tra cứu hóa đơn điện tử, khách hàng về tra cứu bằng đường link và mã tra cứu sẽ có hóa đơn theo thông tư 78 hiện hành)
· Sai: Đưa ra cảnh báo, phản hồi về trung tâm xử lí. Yêu cầu lái xe thanh toán hết dịch vụ tại bến.
Bước 13: Kết thúc
B. XE SỬ DỤNG DỊCH VỤ CÂN
Bước 1: Sau khi vào bãi xe. Lái xe quẹt thẻ để lên bàn cân
Bước 2: Camera của hệ thống chụp lại biển số/ rơ mooc. Tự động nhận diện biển số vào hệ thống phần mềm
Bước 3: Ghi nhận số cân của xe và lưu vào hệ thống
Bước 4: Nhân viên phòng cân sẽ lập phiếu cân và in phiếu cân xe cho lái xe
Bước 5: Nhân viên phòng cân đưa phiếu in cân xe cho lái xe kiểm tra. Lái xe xác nhận thông tin trên phiếu:
· Sai: Nhân viên phòng cân cập nhật lại phiếu cân xe rồi quay lại bước 4
· Đúng: Lái xe xác nhận, trả tiền cho nhân viên phòng cân
Bước 6: Nhân viên phòng cân nhận tiền, lập hóa đơn điện tử lưu vào hệ thống. Cuối ngày có thể xuất ra báo cáo về thu tiền gửi về phòng kế toán.
- Kết thúc dịch vụ cân.
C. XE SỬ DỤNG DỊCH VỤ KHÁC: BỐC, XẾP, CẨU, CẮT CÔNG…
- Sử dụng trên phần mềm kế toán. Khi khách hàng yêu cầu dịch vụ bốc, xếp, kho bãi, khách hàng đọc biển số xe. Nhân viên kế toán của Bảo Nguyên sẽ nhập biển số vào hoặc quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ và tiến hành kê khai dịch vụ và thu tiền. Trong phân hệ này bao gồm Tên dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày hóa đơn…
- Cuối ngày kế toán sẽ thống kê được báo cáo và tổng số tiền để nhập quỹ.
- cập nhập lên hệ thống hóa đơn điện tử
2. Quy trình đối với xe con, CBNV.
- Mỗi cán bộ nhân viên sẽ được phát 1 thẻ CBNV.
- Mỗi xe con đến liên hệ làm việc, công tác được phát 01 thẻ khách.
*XE VÀO CỔNG
- Khi xe vào lái xe quẹt thẻ: phần mềm sẽ chụp ảnh/nhận dạng biển số xe và tự động mở barie cho xe qua.
- Sau khi cảm biến vòng từ phát hiện xe qua hết, barie đóng lại. Kết thúc lượt xe vào.
* XE RA CỔNG
- Đối với xe CBNV sẽ tự quẹt và barie tự mở cho xe qua.
- Đối với xe khách thì lái xe trả thẻ và nhân viên ấn nút mở barie cho xe qua.
- Sau khi cảm biến vòng từ phát hiện xe qua hết, barie đóng lại. Kết thúc lượt xe ra.
- Tất cả thông tin xe vào/ra cổng, hình ảnh chụp, phí dịch vụ đều được lưu vào CSDL phục vụ công tác quản lý, báo cáo, thống kê.
3. Giải pháp truyền dữ liệu về trung tâm/server
Với quan điểm ưu tiên phục vụ sản xuất nên dữ liệu tại các bốt/trạm cân được thực hiện lưu trữ tại chỗ để đảm bảo quá trình lưu trữ là liên tục, thông suốt, không bị tranh chấp. Việc trao đổi dữ liệu với trung tâm điều hành được thực hiện thông qua đường truyền Internet tốc độ cao (cáp quang, tốc độ Gigabit 1000Mb/s). Như vậy, dữ liệu của một lượt xe/mã cân được lưu tại chỗ (tại bốt/trạm cân) và tại một Server để phục vụ cho việc thống kê, báo cáo số liệu và liên kết dữ liệu với phần mềm kế toán.
4. Phần mềm APP mobile trên nền IOS
Toàn bộ quy trình quản trị hệ thống được thống kê và báo cáo trên nền tảng IOS. Giúp ban giám đốc xem các báo cáo hiện tại của doanh nghiệp ngay lập tức
Hệ thống duyệt chi thông qua app mobile giúp quy trình duyệt chi diễn ra được nhanh chóng và thuận tiện. Giảm bớt thời gian và giấy tờ sổ sách
Một số hình ảnh của app mobile Bảo Nguyên
Bắt đầu sử dụng miễn phí 1.000 chứng từ, dễ dàng nâng cấp Đăng ký ngay
